Los recordatorios son la mayor palanca que tienes contra las inasistencias. ApptOnly los envía automáticamente y te permite ajustar los canales, la sincronización y el contenido. Esta guía recorre lo que es configurable y a qué conviene ajustarlo.
Qué se envía de fábrica
Sin ninguna configuración, cada reserva confirmada activa:
- Correo electrónico de confirmación al momento de la reserva.
- Recordatorio de 24 horas el día anterior a la cita.
- Recordatorio de 2 horas el día de la cita.
- Seguimiento posterior a la visita a la mañana siguiente.
Puedes desactivar cualquiera de estos, cambiar su sincronización, agregar versiones por SMS o escribir un texto personalizado.
Canales
Cada tipo de recordatorio puede enviarse por correo electrónico, SMS o ambos:
- El correo electrónico está activado de forma predeterminada para todos los tipos.
- El SMS es opcional y se envía solo a los clientes que tienen un número de teléfono archivado y han dado su consentimiento (la página de reservas recopila el consentimiento en la primera reserva).
El SMS tiene un pequeño costo por mensaje que se traslada desde Twilio. Para la mayoría de las prácticas individuales el costo es insignificante; para prácticas de mayor volumen el costo aparece en tu facturación.
Ventanas de tiempo que funcionan
Los valores predeterminados son sensatos. Si los ajustas, algunos patrones en los que se asientan los profesionales:
- Confirmación: mantenla al momento de la reserva. No hay razón para retrasarla.
- Primer recordatorio: 24 horas es el punto ideal. Antes de 48 horas y los clientes olvidan; después de 12 horas y no puedes recuperarte de una cancelación por "se me olvidó".
- Segundo recordatorio: 2 horas funciona para la mayoría de las prácticas. Cámbialo a 1 hora si tus clientes son tipo llegada sin cita y quieres un aviso de último momento. Cámbialo a 4 horas si tus clientes manejan desde lejos y necesitan tiempo de antelación.
- Seguimiento posterior a la visita: la tarde del mismo día o la mañana siguiente. Cualquiera está bien.
Personalizar el mensaje
En Configuración, Notificaciones, cada tipo de recordatorio tiene un asunto y un cuerpo personalizables. Puedes:
- Agregar un estilo de saludo personal.
- Incluir indicaciones de llegada, notas de estacionamiento o qué traer.
- Definir un recordatorio de la política de cancelación.
- Agregar un enlace para volver a reservar en el seguimiento.
Usa las etiquetas de combinación (, , , ) para que el mensaje se lea con naturalidad.
Confirmación solicitada por SMS
Para el SMS específicamente, hay una opción de "solicitar confirmación". Cuando está activada, el recordatorio por SMS incluye "Responde SÍ para confirmar". Los clientes que responden SÍ se confirman automáticamente; los que no, se marcan para que les des seguimiento. Esto es útil para franjas de muy alto valor o difíciles de llenar.
Para la mayoría de las citas, la fricción no vale la pena. Déjala desactivada a menos que tengas una razón real.
Comportamiento de baja
Los clientes pueden darse de baja de cualquiera de los dos canales:
- Correo electrónico: cada recordatorio tiene un enlace de cancelación de suscripción en el pie. Hacer clic en él los elimina solo de los recordatorios; siguen recibiendo confirmaciones de reserva críticas y recibos.
- SMS: responder STOP los da de baja según los requisitos de cumplimiento de Twilio. El mismo alcance: siguen recibiendo confirmaciones transaccionales.
Ambas bajas se almacenan en el registro del cliente. Puedes ver quién se ha dado de baja desde el perfil del cliente.
La plantilla de seguimiento posterior a la visita
La plantilla predeterminada agradece al cliente y ofrece un enlace para volver a reservar. Si quieres escribir una versión más personal, hazlo desde Configuración, Notificaciones, Seguimiento. Evita que esta sea demasiado comercial. Un simple agradecimiento con un enlace claro al siguiente paso convierte mejor que un argumento promocional.