Los formularios de admisión son la forma en que pides a los clientes la información que necesitas antes de su primera visita. El constructor de formularios de ApptOnly se encarga del diseño, el envío, los recordatorios y el almacenamiento. (explicación de formularios de admisión)
Crear un formulario
Desde el panel, ve a Formularios de admisión, Nuevo formulario. Dale un nombre (este es interno; los clientes ven un título distinto que defines dentro) y empieza a agregar preguntas.
Tipos de campo disponibles:
- Texto corto: nombres, respuestas de una sola línea.
- Texto largo: descripciones, historial médico, "qué quieres de la sesión de hoy".
- Sí/no: comprobaciones booleanas.
- Selección única: opción múltiple, elige una.
- Selección múltiple: opción múltiple, elige las que quieras.
- Número: para cosas como edad o nivel de dolor.
- Fecha: fecha de nacimiento, última visita en otro lugar.
- Teléfono, correo electrónico, dirección: formatos prevalidados.
- Firma: para exenciones de responsabilidad.
- Carga de archivos: por si alguna vez necesitas un documento de un cliente (una remisión, por ejemplo).
Cada campo tiene opciones: obligatorio u opcional, texto de ayuda mostrado debajo de la pregunta, límites de caracteres.
Lógica condicional
Los campos pueden mostrarse u ocultarse según respuestas anteriores. El patrón más común: "¿Estás embarazada?" con un sí/no, y una pregunta de seguimiento sobre el trimestre que solo aparece si responde que sí. Configura esto en los ajustes de la pregunta condicional; elige la pregunta padre y el valor que activa mostrar esta pregunta.
Usa la lógica condicional para que un formulario se sienta corto incluso cuando cubre mucho. Un cliente que responde "no" a nueve preguntas de sí/no no ve los seguimientos de ninguna de ellas; el formulario termina rápido.
Cuánto es demasiado largo
La respuesta honesta depende de tu audiencia, pero una regla general:
- Menos de 5 preguntas es lo bastante breve como para sentirse opcional, y eso está bien para notas de reserva.
- 5 a 15 preguntas es el punto ideal para un formulario de admisión real.
- 15 a 25 preguntas es aceptable para admisiones de primera visita en servicios más complejos (masaje médico, protocolos de cuidado de la piel más largos).
- Más de 25 preguntas empieza a reducir rápido las tasas de finalización. Usa la lógica condicional para ocultar la mayoría de ellas; casi ningún cliente debería verlas todas.
Adjuntar a servicios
Una vez creado el formulario, adjúntalo a los servicios que deban enviarlo (guía de servicios). Un formulario puede adjuntarse a uno o muchos servicios.
Cuando un cliente reserva un servicio adjunto:
- Si no ha enviado este formulario dentro de la ventana de retrospectiva, ApptOnly envía el enlace del formulario en un correo electrónico aparte.
- Si lo ha enviado dentro de la ventana de retrospectiva, ApptOnly omite el envío. No se le pide rehacerlo.
La ventana de retrospectiva tiene un valor predeterminado de un año. Puedes ajustarla en los ajustes del formulario si quieres que los clientes lo reenvíen anualmente, o nunca, o con alguna otra cadencia.
Encontrar respuestas
Tres lugares para encontrar un formulario enviado:
- En el detalle de la reserva. La respuesta de admisión se muestra integrada en la cita.
- En el perfil del cliente. La pestaña Admisión lista cada respuesta que ese cliente ha enviado alguna vez, en orden de fecha.
- En la pestaña de envíos de Formularios de admisión. Un flujo plano de cada respuesta de todos los clientes, filtrable por formulario y fecha.
Editar un formulario más adelante
Puedes editar un formulario después de haberlo enviado. Algunas reglas para mantener limpios tus datos históricos:
- Agregar nuevas preguntas es seguro. Aparecen en las respuestas nuevas; las respuestas pasadas conservan su forma original.
- Cambiar el texto de una pregunta es en su mayoría seguro. Las respuestas pasadas muestran lo que se preguntó en su momento, así que las etiquetas no "reescriben la historia".
- Eliminar una pregunta es destructivo; ApptOnly te advierte. Las respuestas pasadas a esa pregunta siguen siendo visibles, pero la pregunta en sí desaparece de los envíos nuevos.
Cuándo los formularios de admisión no son la herramienta adecuada
Para notas específicas de una reserva ("¿algo que deba saber hoy?"), usa el campo de notas de la reserva en la cita en lugar de crear un formulario de una sola pregunta. La nota aparece en la cita sin enviarle al cliente una tarea aparte.