Un formulario de admisión es el cuestionario breve que le envías a un cliente antes de su primera visita. Alergias, condiciones, qué busca de la sesión, las cosas que quieres saber antes de que entre. ApptOnly se encarga del creador de formularios, del envío, de los recordatorios y del almacenamiento.
Cómo se conectan los formularios con los servicios
Un formulario se adjunta a un servicio (o a varios servicios). Cuando un cliente reserva ese servicio, ApptOnly verifica si tiene una respuesta completa y reciente registrada:
- Si no la tiene, se envía un correo pidiéndole que lo complete antes de la cita. También puede completarlo más tarde desde su confirmación de reserva.
- Si ya envió uno dentro del período de revisión, ApptOnly no le insiste de nuevo. El período de revisión es de un año de forma predeterminada y se puede configurar por formulario.
Puedes adjuntar el mismo formulario a varios servicios si es tu "admisión de primera visita", o limitar un formulario especializado a un solo servicio (una admisión de tejido profundo que pregunta sobre las preferencias de presión, por ejemplo).
Qué ve el cliente
El cliente recibe un correo con un enlace al formulario. El formulario se abre en una página limpia sin necesidad de iniciar sesión. Responde las preguntas, presiona enviar, y eso es todo. Sus respuestas quedan vinculadas a su perfil.
Si no lo termina, el enlace sigue siendo válido hasta la cita. ApptOnly envía un recordatorio uno o dos días antes de la visita si aún no lo ha enviado.
Qué ves tú
En el detalle de la cita en tu panel, puedes abrir la respuesta de admisión del cliente en línea. Si quieres las respuestas en un único flujo, la sección de Formularios de admisión tiene una pestaña de envíos donde se enumera cada respuesta en orden cronológico, con filtros rápidos por formulario y fecha.
Editar un formulario después de haberlo enviado
Puedes editar un formulario en cualquier momento, pero la regla general es: no elimines ni cambies el nombre de los campos existentes si puedes evitarlo. Las respuestas anteriores conservan las etiquetas de campo con las que se recopilaron. Agregar preguntas nuevas es seguro y se aplica solo a las respuestas futuras.
Cuándo los formularios no son la herramienta adecuada
Para preguntas puntuales que cambian de visita a visita ("¿algo en particular hoy?"), un formulario de admisión es excesivo. Usa en su lugar el campo de notas de la reserva; aparece en la cita sin enviarle al cliente una tarea aparte.