Un depósito obligatorio cobra un pago parcial a tu cliente cuando reserva. El resto se debe en la cita. Los depósitos son una herramienta sólida para mantener bajas las inasistencias sin obligar a cada cliente a pagar el total por adelantado.
Cómo lo configuras
Los depósitos se configuran por tipo de cliente (nuevo o habitual) en Configuración, Pagos. Eliges:
- Modo de pago: pago total, pago de un depósito o pago opcional
- Tipo de depósito: un monto fijo en dólares o un porcentaje del precio del servicio
- Monto: la cifra en dólares o el porcentaje
Puedes tener políticas distintas para clientes nuevos y habituales. Una configuración común es "los clientes nuevos pagan un depósito, los habituales pueden pagar en la cita".
Qué ve el cliente
Al pagar, el cliente ve el precio de su servicio, el monto del depósito que se cobra hoy y el saldo que se debe en la cita. El formulario de tarjeta de Stripe cobra el depósito; el resto no se cobra hasta que marcas la cita como completada (o procesas el pago restante manualmente).
El recibo que recibe después muestra el mismo desglose, así que no hay confusión sobre qué se cobró y qué queda pendiente.
Qué pasa cuando cancelan
Lo que pasa depende de tu política de cancelación.
- Cancelación dentro del plazo que permites (por ejemplo, con más de 24 horas de anticipación): el depósito se reembolsa automáticamente en su totalidad.
- Cancelación fuera del plazo (una cancelación tardía): el depósito se retiene de forma predeterminada, conforme a la política que el cliente aceptó al reservar. Puedes anular esto y reembolsar de todos modos desde la pantalla de detalle de la reserva.
- Inasistencia: el depósito se retiene. Aún puedes reembolsar manualmente si las circunstancias lo ameritan.
El reembolso fluye a través de Stripe y vuelve a la tarjeta del cliente. La tarifa de procesamiento de Stripe sobre el cargo original no es reembolsada por Stripe, así que un depósito reembolsado representa una pequeña pérdida neta para ti solo en tarifas.
Cómo se cobra el saldo
Cuando ocurre la cita, la marcas como completada desde el panel. ApptOnly te pide cobrar el saldo a la tarjeta archivada, aceptar efectivo o registrar otro método de pago. La transacción completa (depósito más saldo) aparece como una sola reserva en tus registros, con partidas separadas para el depósito y el saldo.
Cuándo tienen sentido los depósitos obligatorios
- Para clientes nuevos con los que aún no has trabajado.
- Para horarios muy solicitados que serían difíciles de cubrir con poca anticipación.
- Para servicios donde el trabajo de preparación ocurre antes de la cita (perderías materiales, no solo tiempo).
Cuándo no ayudan los depósitos: clientes habituales de confianza, citas de muy bajo costo donde el depósito se siente más pesado que la reserva misma, o prácticas de estilo local sin cita previa donde la fricción del pago anticipado alejaría a los clientes.